staff admin export & import bagian forwarding dan ppjk

Staff Admin Export–Import & Freight Forwarding

Posisi: Staff Admin Ekspor Impor / Dokumentasi

Melapor ke: Supervisor Operasional / Manager Ops

Departemen: Operasional & Dokumentasi

Tanggung jawab utama

1. Dokumentasi & kepabeanan

• Menyiapkan, memeriksa, dan melengkapi dokumen shipment: invoice, packing list, B/L / AWB, COO/SKA (Form E, D, AK), COA, polis asuransi

• Input dan submit PIB/PEB melalui CEISA 4.0; monitoring respons DJBC (SPPB, NPPD/NPP, penjaluran merah–kuning–hijau)

• Cek HS code, tarif BM/PPN/PPh 22, dan pemenuhan lartas via INSW/OSS

• Buat billing dan monitor pembayaran bea masuk/PNBP; koordinasi pemeriksaan fisik dengan PFPD/PLP

2. Booking & koordinasi carrier

• Booking space ke pelayaran/airline, terbitkan Shipping Instruction, kawal cut-off SI/VGM/closing time

• Terbitkan HBL/HAWB, urus telex release dan DO online

• Monitoring vessel/flight schedule dan update ETA/ETD ke customer

3. Administrasi komersial

• Susun cost sheet/job order per shipment dan rekap tagihan vendor

• Bantu monitoring AR dan penagihan

4. Pelaporan & arsip

• Laporan status shipment harian dan rekap job bulanan

• Arsip dokumen kepabeanan sesuai kewajiban retensi 10 tahun

Kualifikasi

• D3/S1 (Manajemen, Logistik, Administrasi, atau sejenis)

• Pengalaman minim 2 tahun di PPJK/forwarding

• Menguasai CEISA 4.0, INSW, dan Excel; sertifikat Ahli Kepabeanan jadi nilai plus besar

• Bahasa Inggris aktif (korespondensi agent luar negeri)

• Teliti, tahan tekanan deadline, dan mampu multi-handling job

KPI

• Akurasi dokumen (target zero rejection/NPP karena kesalahan input)

• Ketepatan submit PIB/PEB sebelum cut-off

• Zero demurrage/storage akibat keterlambatan dokumen

• Turnaround invoice ke customer ≤ 3 hari setelah job selesai